Kurze Wege nutzen – Software-Entwickler als Anforderungsmanager

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Viele Software-Entwickler werden regelmäßig bei Ihrer Arbeit gestört. Nicht selten von Kollegen, die mit ihnen fachliche Anforderungen besprechen möchten. Anstatt jedoch den direkten Kontakt zu unterbinden, könnte man diesen auch gezielt fördern.

Das Thema Anforderungsmanagement wird in Projekten sehr unterschiedlich gehandhabt. Oft werden die fachlichen Anforderungen über den Projektleiter kanalisiert, damit er alle Themen im Blick hat und die Entwickler ungestört arbeiten können.

Es gibt jedoch gute Argumente dafür, sich anders zu organisieren. Man könnte regelmäßige Besprechungen nur mit Fachbereich und Entwicklungsteam institutionalisieren, um einen direkten Austausch für Änderungswünsche zu bestehenden Anforderungen zu ermöglichen.

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Fachliche Vertreter könnten dabei mit Entwicklern die technische Machbarkeit ihrer Ideen prüfen und sich zur optimalen Umsetzung beraten lassen. Zudem bestände durch die direkte Abstimmung nicht die Gefahr, dass wichtige Details bei der Weitergabe über Dritte (z.B. den Projektleiter) verfälscht werden. Außerdem hätte das Nutzen kurzer Wege in diesem Fall auch schnellere Entscheidungen zur Folge.

Sofern im Einvernehmen von Fachbereich und Entwicklungsteam tatsächlich Änderungen beschlossen würden, sollten diese im Anschluss den Projekt-Richtlinien entsprechend auch an den Projektleiter kommuniziert werden. Der Projektleiter wäre dabei so lange entbehrlich, wie die geschätzten Kosten und der zeitliche Aufwand für die bereits bestehenden Anforderungen nicht überschritten werden.

Voraussetzungen

Die Möglichkeit, Anforderungsbesprechungen ohne Projektleiter zu etablieren, wird durch folgende Voraussetzungen begünstigt:

  1. Eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg ist Vertrauen. Der verantwortliche Projektleiter wird dieser Arbeitsweise eher zustimmen, wenn er das Team gut kennt und sicher sein kann, dass alle Entwickler die Fachabteilung im Sinne des Projekts gut beraten und ihre Zeit dafür effizient nutzen.
  2. Ebenso sind Entwickler gefragt, die sich gern fachlich involvieren möchten, wofür sie jedoch im Gegenzug einen Teil ihrer persönlichen Arbeitszeit investieren müssen.
  3. Für Entwicklungsteams ist folgende Variante denkbar: Das Team stellt jeden Tag einen Entwickler, der für die externe Kommunikation (sowohl gegenüber dem Fachbereich, als auch gegenüber anderen technischen Teams) verantwortlich ist. Falls dieser sich bei einigen Themen nicht gut genug auskennen sollte, sammelt er diese erst einmal, um sie anschließend im Team zu klären.
  4. Begünstigend kann der Umstand wirken, wenn ein Projektleiter – besonders in größeren Projekten – zeitlich sehr ausgelastet ist und in der Regel nur unzuverlässig für solche Meetings „außer der Reihe“ zur Verfügung steht. In diesem Fall würde er zum Flaschenhals werden und dadurch auch einen Zeitverzug riskieren.

Regeln

Für eine erfolgreiche Umsetzung dieses Vorgehens sollten mindestens folgende Regeln festgelegt werden:

  1. Sobald es sich um neue Anforderungen oder größere Änderungen handelt, ist die Teilnahme des Projektleiters im Grunde obligatorisch. So kann er sich früh ein fachliches Bild von den gewünschten Funktionen und möglichen Implikationen machen, auch in Bezug auf Zeitplan und Budget.
  2. Es sollte in jedem Fall sichergestellt sein, dass alle entschiedenen Anforderungsänderungen entsprechend dokumentiert werden. Damit hätten die Entwickler eine entsprechende Arbeitsgrundlage und der Projektleiter eine stets aktuelle Anforderungsliste.
  3. Als zwingende Voraussetzung muss vereinbart werden, dass die Besprechungen geplant werden und sich der zeitliche Aufwand für das Entwicklungsteam in definierten Grenzen bewegt. Optimal wären festgelegte Zeiten an definierten Tagen.

Risiken

Zusätzlich sollten Vereinbarungen definiert werden, um die Vermeidung folgender Risiken sicherzustellen:

  1. Durch den direkten Kontakt mit dem Entwicklungsteam könnte es passieren, dass durch den Fachbereich Anforderungen adressiert werden, deren Umsetzung bereits vom Projektleiter abgelehnt wurde.
  2. Ebenso wäre es möglich, dass die Anforderungen des Fachbereichs inhaltlich noch nicht ausreichend vorbereitet sind, aber bereits beim Entwicklungsteam eingekippt werden.

Letztendlich muss bei aller Argumentation auch immer überlegt und vielleicht einfach mal ausprobiert werden, ob ein solches Vorgehen in die Unternehmens- und Projektvorgaben passt.

Ebenso wichtig ist die Frage, ob die beteiligten Personen mit dieser Aufgabenverteilung zurecht kommen. In jedem Fall sollte den Entwicklern freigestellt werden, ob sie sich fachlich involvieren möchten oder eben nicht.

2 Comments

  1. Aus meiner Entwickersicht muss ein Projektleiter einen schwierigen Spagat schaffen:

    Zum einen möchte ich bei grundlegenden Diskussionen über Anforderungen möglichst nur dann eingebunden werden, wenn sie architekturrelevant sind.

    Zum anderen möchte ich bei der Umsetzung einen möglichst direkten Draht zur Fachseite haben, um die vielen kleinen Details zeitnah und ohne „Flüsterpost“ klären zu können.

    Dein Ansatz kommt mir in dieser Hinsicht sehr entgegen: Er verspricht konzentriertes Entwickeln mit wenigen Unterbrechungen kombiniert mit einem direkten Kontakt zur Fachseite!

    Auch wenn diese Frage über das Thema des Artikels hinausgeht: Wie stellst du als Projektleiter sicher, dass architekturrelevante Anforderungen sicher erkannt und mit dem Technik-Team abgestimmt werden?

    • Nach meiner Erfahrung ist ein aufmerksamer Projektleiter mit einem gewissen Grad an technischem Wissen in der Lage, Anforderungen zu erkennen oder zu erahnen, die möglicherweise architekturrelevant sind oder größere Aufwände beinhalten.

      Weniger IT-affinen Projektleitern kann jedoch auch ihre Erfahrung, gepaart mit einem guten Bauchgefühl helfen.

      Aus meiner Sicht sollte die eigentliche Aufwandsschätzung ohnehin durch die Entwickler (oder Architekten) erfolgen oder zumindest mit ihnen zusammen. Ein gewissenhafter Projektleiter wird im direkten Gespräch mit dem Fachbereich allerhöchstens Tendenzen andeuten, zu denen er sich jedoch im Anschluss noch rückversichern wird.

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